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如何建立項(xiàng)目管理系統(tǒng)?

發(fā)布時(shí)間:2022.01.05發(fā)布者:項(xiàng)目管理系統(tǒng)

(1)人
人的因素位于低層,因?yàn)樘幚砣说年P(guān)系是整個(gè)架構(gòu)的基石。項(xiàng)目是靠人做出來的,項(xiàng)目不是關(guān)鍵路徑或者甘特圖,它們只是供人使用的工具而已。如果一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理不能有效地處理與人的關(guān)系,項(xiàng)目就很可能遇到困難。事實(shí)上,從來沒有哪個(gè)項(xiàng)目失敗是因?yàn)轫?xiàng)目經(jīng)理或他的團(tuán)隊(duì)畫不好一張規(guī)范的網(wǎng)絡(luò)圖,相反,很多項(xiàng)目失敗是因?yàn)椤叭说膯栴}”。項(xiàng)目很少因工具而失敗,卻常常因人而失敗。作為一名項(xiàng)目經(jīng)理,需要善于處理溝通、沖突、激勵(lì)、領(lǐng)導(dǎo)、決策、策略等。

(2)文化
文化涵蓋了組織內(nèi)的價(jià)值觀、態(tài)度、傳統(tǒng)以及行為方式等各個(gè)方面。文化差異可以源于不同的地理環(huán)境、民族背景、種族、宗教等。寬泛地說,這些差別并無所謂哪個(gè)好、哪個(gè)壞,然而這種差異常常會(huì)導(dǎo)致沖突、誤解和分歧。隨著項(xiàng)目本身變得越來越全球化,項(xiàng)目組織中常常比過去包含更多不同的文化。所以,項(xiàng)目經(jīng)理有必要去學(xué)習(xí)了解不同的文化,學(xué)會(huì)處理文化差異。

(3)方法
方法是指用來管理項(xiàng)目的方法(包括網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)、掙值分析法、工作分解結(jié)構(gòu)法等)以及軟件。對(duì)于大多數(shù)人而言,這些方法算不上什么太難的事情,很快就能掌握,但更容易出問題的是軟件與方法的有效結(jié)合,很多組織在給項(xiàng)目管理人員軟件時(shí),并不培訓(xùn)他如何使用,而現(xiàn)在即使更基本的進(jìn)度管理軟件也有著強(qiáng)大的功能,功能越強(qiáng)大就越難以使用,更難以精通。因此,項(xiàng)目管理人員不僅需要軟件,更需要培訓(xùn)、訓(xùn)練與經(jīng)驗(yàn)。

(4)組織
組織是指項(xiàng)目如何被組織起來的,就像一個(gè)公司如何被組織起來一樣。每個(gè)組織都需要明確地劃分個(gè)人的權(quán)力、責(zé)任、義務(wù)。權(quán)力有兩種:一種是可以吩咐人們?nèi)プ鍪碌臋?quán)力,即對(duì)人的權(quán)力,這是項(xiàng)目經(jīng)理們通常所沒有的,他只能通過發(fā)揮自己的影響力來解決問題;一種是獨(dú)立做決定權(quán),即無須事先批準(zhǔn)的權(quán)力,這突出表現(xiàn)在項(xiàng)目成本管理上,一旦計(jì)劃(包括預(yù)算)已經(jīng)確定下來,項(xiàng)目經(jīng)理就應(yīng)該可以按照事先通過的計(jì)劃進(jìn)行開支,就無須再經(jīng)過批準(zhǔn)。

(5)控制
項(xiàng)目管理的全部目標(biāo)是保證取得組織預(yù)想的結(jié)果,這就是通常所說的“一切盡在掌握之中”,這也正是項(xiàng)目經(jīng)理所期待的,這就需要控制??刂剖潜O(jiān)測(cè)或判斷信息系統(tǒng),也就是對(duì)比你所在的地方和你應(yīng)該在的地方,并在偏離目標(biāo)時(shí)采取措施糾正。

(6)計(jì)劃與信息
如果沒有計(jì)劃,實(shí)現(xiàn)控制就不可能。因?yàn)橹挥杏?jì)劃才能告訴你,你應(yīng)當(dāng)在的地方;另外,如果你不知道自己在什么地方,你同樣無法控制,這有賴于你的信息系統(tǒng)。但大多數(shù)公司沒有用來監(jiān)控項(xiàng)目的信息系統(tǒng),因?yàn)闆]有意識(shí)到需要這樣一個(gè)系統(tǒng),這就使得大多數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理需要人工監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)展,并通過項(xiàng)目管理軟件進(jìn)行掙得值分析。信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)包含歷史數(shù)據(jù),這樣就可以對(duì)項(xiàng)目的時(shí)間、成本、資源要求等進(jìn)行估計(jì)。

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